窓付き封筒の落とし穴
はじめてのお客様のところに行って、仕事の流れを見せてもらうときに、封筒などの郵便物をどのように送っているか、を確認させてもらいます。
毎回手書き、という場合もありますが、多いのは、ラベル印刷をして，それを封筒に貼って送付する、というやり方です。
そこでアドバイスをするのは、窓付き封筒への切り換えです。
長所としては、
- ラベルの用紙代を節約できる
- ラベル印刷の手間を省くことができる
- 郵便物の取り違いを防止できるなどです。
ところが、今回、窓付き封筒の請求書を受け取って、窓付き封筒の落とし穴に気づきました。
それは、今回、私自身が経験した事故がきっかけです。
どういうことかというと、ある会社から、私宛に請求書の封筒が届きました。
その封筒を開くと、なんと、私の名前とそっくりの別の人の請求書も一緒に同封されていたのです。
窓付き封筒の最大の長所は、郵便物の取り違いを防止できること、と考えていましたが、確かに、間違いなく、私宛の請求書は、私のところに届きますが、別の人宛の用紙が間違って同封してしまう、というミスはありえる、ということに改めて気づきました。
別の人宛の用紙を自分宛のものだと思って、読んだ後に、何かへんだ、と思って、窓の部分の宛て名を見て、はじめて、別の人宛のものだと気づきました。
でも、これって、場合によっては、重大なトラブルが起きたり、信用問題になる可能性がありますよね。
というわけで、窓付き封筒であっても、取り違いは防止できても、ごのような誤送信の危険はありますので、注意をしなければいけない、と思ったしだいです。